Aplikasi Invoice untuk Penagihan yang Lebih Mudah
Sekarang sudah banyak perusahaan yang melakukan penagihan dengan mengirimkan invoice yang berupa file digital, bukan lagi mengirimkan printed invoice melalui kantor pos. Sekarang dengan hadirnya software untuk memenuhi kebutuhan bisnis dengan pemanfaatan teknologi, maka untuk pembuatan invoice pun sudah tidak perlu khawatir lagi karena sudah ada aplikasi invoice di mana aplikasi pembuat invoice ini dapat digunakan untuk membuat penagihan.
Aplikasi invoice online bisa digunakan pada PC maupun gawai karena ada juga aplikasi invoice android maupun aplikasi pembuat invoice di PC. Aplikasi invoice penjualan ini tentu akan sangat membantu divisi keuangan dan administrasi dalam membuat penagihan untuk klien atau konsumen.
Apa itu Invoice?
Yuk, kita bahas dulu apa, sih, invoice itu?
Invoice adalah sebuah dokumen komersial yang mempunyai daftar perincian yang mencatat produk atau jasa yang dibeli oleh konsumen, jumlah biaya yang harus dibayarkan, dan preferensi metode pembayaran. Sederhananya, invoice memuat detail dan rincian transaksi antara penjual dan pembeli.
Biasanya penjual bisa mengirimkan invoice dalam bentuk paper-based atau invoice digital ke konsumen. Invoice bisa dibayarkan sekali lunas maupun melalui cicilan, tergantung dari ketentuan pembayaran yang telah disetujui oleh pihak penjual dan pembeli.
Berdasarkan tujuannya, ada tipe-tipe invoice berbeda yang dibuat oleh bisnis untuk konsumen mereka, seperti invoice proforma, invoice penjualan, credit memo, debit memo, dan lain sebagainya.
Apa Tujuan Pembuatan Invoice?
Invoice bukan hanya sekedar dokumen formal yang memberikan informasi yang dibutuhkan untuk melakukan pembayaran oleh konsumen. Invoice membantu Anda memproyeksikan citra profesional dan tetap teratur dan rapi selama penagihan. Berikut beberapa alasan bahwa invoice itu esensial:
● Membuat pembukuan jadi lebih akurat
● Menyediakan proteksi legal
● Menyederhanakan penagihan
● Membantu analisis bisnis
Tantangan Utama yang Dihadapi dalam Pembuatan Invoice
Ada beberapa tantangan yang biasanya dihadapi perusahaan dalam pembuatan invoice. Sehingga perusahaan perlu memahami bagaimana sistem invoice yang terautomasi dapat meringankan tekanan dan memberikan keuntungan termasuk diskon pembayaran di awal, sistem aerodinamis, menurunkan overhead, dan mengurangi stres pada staf.
● Adaptasi ke Sistem Remote
Semakin banyak perusahaan yang mengadaptasi cara bekerja yang fleksibel, memperbolehkan karyawan untuk bekerja dari rumah yang artinya segala proses bisnis juga harus beradaptasi. Pembuatan invoice biasanya melibatkan beberapa departemen, disimpan di network drive. Proses secara keseluruhan biasanya dilakukan oleh beberapa orang yang mungkin akan jadi lebih sulit untuk berkoordinasi ketika bekerja secara remote.
● Pemrosesan yang Lambat
Data yang tidak akurat, hilangnya invoice, ketidakhadiran staf dan informasi yang hanya tersedia pada cetakan kertas menyebabkan hambatan bagi tim finansial dan memperlambat proses pembuatan invoice. Semakin lama pemrosesan, maka akan menyebabkan semakin telat pembayaran dan juga staf bisa jadi lembur.
● Hilangnya Invoice
Kehilangan invoice dan banyaknya waktu yang digunakan untuk mencarinya adalah dua tantangan paling besar dalam pemrosesan invoice. Invoice yang bergerak di sekitar aktivitas bisnis dalam bentuk kertas atau juga via email bisa dengan mudah hilang atau terlupakan. Invoice yang hilang menyebabkan masalah dengan pemasok, masalah akuntansi, dan bisa menimbulkan ketidakakuratan posisi finansial perusahaan.
● Data Entry secara Manual
Penginputan data secara manual merupakan tantangan besar ketika melakukan pemrosesan invoice. Bahkan karyawan yang paling teliti sekalipun bisa membuat sebuah kesalahan atau kehabisan waktu untuk mentransfer data secara akurat dari invoice ke sistem keuangan.
● Pencocokan dan Dokumentasi yang Error
Pencocokan error dan data adalah cara untuk memverifikasi pembayaran untuk memastikan bahwa invoice supplier valid. Ketika invoice diterima, selanjutnya dibutuhkan mencocokkan pembelian barang yang seharusnya sudah diterima oleh departemen purchasing beserta dengan nota pengiriman untuk memastikan barang sudah sampai.
Proses ini bisa menjadi pekerjaan yang intensif karena sulitnya mencari informasi yang dibutuhkan, konsekuensinya adalah pembayaran telat dan pencarian yang tidak selesai-selesai bagi anggota tim keuangan.
● Kurangnya Proses Approval yang Terstruktur
Approval invoice perlu dilakukan sebelum invoice dibayarkan, dan itu dilakukan oleh karyawan yang ditunjuk sebagai penanggung jawab. Cek pembayaran invoice manual bisa juga termasuk pengecekan keakuratan invoice, meneliti tanggal referensi, konfirmasi jasa atau barang dengan requestor, pengecekan detail supplier dan pencatatan tanggal berlaku invoice.
Semua itu cukup memakan waktu, cenderung akan terjadi eror, dan sangat melelahkan.
● Perizinan
Jika sebuah perusahaan tidak punya kejelasan pembelian hingga proses pembayaran, pembelian tidak berizin bisa dengan mudah terlupakan. Tanpa pesanan pembelian yang berizin atas persetujuan orang yang memang bertanggung jawab untuk hal tersebut, maka tidak ada yang bisa membuat pemesanan tanpa perizinan dari penanggung jawab tentunya.
Baik kesalahan maupun kecurangan, ketika pesanan sudah sampai maka perlu dibayar. Hal ini bisa membawa kerugian bagi bisnis jika dibiarkan dan protokol tidak segera dibenahi.
● Visibilitas yang Lemah
Karyawan menghadapi tantangan dengan pemrosesan invoice ketika data hanya tersedia dalam bentuk print di kertas atau di email di mana mereka tidak bisa benar-benar terkelola dengan baik ketika akan terjadi pembayaran dan approval. Ketika staf mencoba menemukan jawaban atau mencari di dalam folder-folder dapat menyebabkan penundaan dan menaikkan waktu pemrosesan yang artinya akan semakin lama selesai.
● Keamanan
Informasi finansial membutuhkan pengelolaan dan keamanan penyimpanan untuk menghindari informasi vital hilang atau dicuri. Penipuan tetaplah menjadi masalah yang sangat besar untuk bisnis yang semakin diperparah oleh pandemi Covid-19.
● Kesiapan Audit
Menjaga kesiapan audit keuangan dengan baik adalah kunci. Dan ketika tampaknya sulit untuk mempunyai auditor yang mengekspos error yang mungkin terjadi, latihan bisa terbukti sangatlah menguntungkan. Laporan keuangan, data, sistem laporan, laporan cash flow, perpajakan, dan data-data terkait lainnya semua akan diulas.
Tantangan-tantangan di atas, bisa diatasi dengan solusi transformasi digital yaitu melibatkan software aplikasi dalam pembuatan invoice online.
Rekomendasi Aplikasi Pembuat Invoice
Dengan beralih ke invoice digital, maka akan mempermudah pemrosesannya dan juga membantu staf dalam pengerjaannya supaya lebih efektif dan efisien. Berikut beberapa aplikasi yang bisa Anda gunakan sebagai aplikasi pembuat invoice:
- Invoice Ninja
- Invoicely
- Akaunting
- Wave Invoicing
- Zoho Invoice
- Paper
- Odoo