Cara Membuat Invoice untuk Bisnis Bimbel
Jika Anda sedang merintis atau menjalankan usaha bimbel, melakukan penagihan biaya kepada klien dengan menggunakan invoice dapat membuat bisnis bimbel Anda terlihat lebih profesional. Selain itu, penagihan menggunakan invoice juga dapat mendukung branding bisnis bimbel Anda.
Invoice merupakan sebuah dokumen yang dibuat untuk melakukan penagihan terhadap klien dan memuat detail-detail seperti deskripsi item atau jasa, biaya total yang harus dibayarkan, dan sebagainya. Pembuatan invoice dapat dilakukan secara manual atau online.
Namun, dengan seiring berjalannya waktu dan perkembangan teknologi, sekarang sudah banyak software aplikasi yang menyediakan layanan pembuatan invoice yang lebih efektif dan efisien tentunya.
Anda juga bisa membuat invoice bisnis bimbel dengan menggunakan software aplikasi invoice online tentunya. Simak artikel ini sampai habis, ya, untuk tahu lebih lanjut tentang invoice sendiri dan aplikasi invoice online untuk bisnis bimbel Anda..
Apa Fungsi dan Bagaimana Cara Membuat Invoice untuk Bisnis Bimbel?
Untuk bisnis bimbel, invoice dapat berfungsi sebagai berikut:
- Menjadi dokumen perusahaan
- Menjadi bukti laporan pajak
- Menjadi bukti jika terjadi kesalahan atau ketidaksesuaian
- Memudahkan proses pembuatan laporan atau pembukuan keuangan
Penting untuk tahu apa yang harus Anda masukkan ke dalam invoice, namun tidak kalah penting juga untuk membuat tampilan invoice yang memuat informasi yang mudah dipahami oleh klien. Anda harus benar-benar memastikan bahwa invoice Anda mudah dimengerti dengan mengikuti langkah-langkah berikut ini:
1. Menambahkan Header
Dalam membuat invoice, mulailah dengan sebuah header yang memberikan informasi seperti tanggal invoice dan juga kontak kedua belah pihak, perusahaan bimbel Anda dan juga klien Anda. Seringkali, informasi bisnis Anda diletakkan pada bagian kiri dan informasi klien Anda pada bagian kanan, namun bisa juga informasi Anda ditempatkan atas bawah dengan informasi klien.
2. Memberikan Nomor atau Identifier
Jika invoice yang Anda kirimkan merupakan invoice pertama untuk klien, Anda bisa menuliskan ‘Invoice #0001’ pada header (angka 0 ekstra pada nomor bisa menghindarkan perubahan jarak jika Anda mencapai ribuan invoice).
Atau sebagai alternatif, Anda juga bisa mengatur identifier yang berkaitan dengan periode layanan, seperti ‘Invoice #FEB2023.’ Bahkan jika identifier invoice merinci periode yang dimuat oleh invoice, Anda harus memasukkan tanggal invoice bersamaan dengan identifier tersebut.
3. Menyisipkan Tabel Deskripsi Item
Inti dari invoice Anda adalah tabel deskripsi item dari layanan dan juga harga. Anda akan menampilkan daftar setiap item dan kuantitasnya, rate per unit (atau bisa juga harga per item untuk barang atau rate per jam untuk jasa) dan biaya total yang harus dibayarkan.
Pada bagian bawah kanan tabel, Anda perlu menambahkan harga pada setiap baris item dan mencatat jumlah keseluruhan harga total invoice Anda. Anda juga sebaiknya memastikan angkanya tercetak tebal atau lebih besar ukuran font-nya. Untuk beberapa kasus, Anda juga perlu menagih pajak juga.
Pada tabel item, Anda juga bisa memasukkan tanggal atau timeframe kapan setiap baris item tersedia dan detail apa layanan terindikasi yang termasuk. Dengan begitu, Anda akan terbantu dalam tugas invoicing ini dan detail harga jadi lebih transparan untuk klien Anda dan mendorong mereka untuk melakukan pembayaran lebih cepat. Anda juga bisa memfasilitasi pembayaran dengan memasukkan lebih dari satu tabel item.
Misalnya, jika Anda menyediakan layanan jasa bimbel untuk klien di kantor fisik dan juga di luar kantor bimbel, Anda bisa membuat satu tabel item untuk setiap lokasi.
4. Menambahkan Footnotes
Seringkali, invoice adalah daftar penjelasan layanan, kuantitas dan harga, namun terkadang, mereka tidak menyertakan gambaran keseluruhan. Misalnya, tidak terlalu jelas bahwa Anda mengaplikasikan diskon ke salah satu item. Untuk menjelaskan diskon ini, Anda bisa menambahkan sebuah penjelasan footnotes di bagian bawah invoice.
Dengan begitu, klien Anda tahu bahwa invoice selanjutnya mungkin menampilkan rate lebih tinggi untuk layanan yang sama. Jika invoice Anda tidak membutuhkan footnotes berisi penjelasan tertentu, Anda tetap masih bisa menambahkan catatan berisi ucapan terima kasih.
Apa Saja Jenis-Jenis Invoice untuk Bimbel?
Dalam menjalankan bisnis bimbel, biasanya ada beberapa macam layanan yang diberikan ditawarkan kepada calon siswa seperti paket berlangganan bulanan atau tiap semester (6 bulan), atau ada juga paket yang berisi 10 pertemuan saja langsung selesai. Oleh karena itu, jenis invoice yang paling cocok untuk diaplikasikan pada bisnis bimbel adalah jenis recurring invoice dan one-time payment.
Apa itu recurring invoice dan one time invoice? Recurring invoice adalah jenis invoice yang diberikan secara berulang pada frekuensi tertentu misal setiap bulan atau tahun, dan sebagainya. Recurring invoice cocok untuk penagihan layanan berlangganan. Misalnya, bimbel menawarkan layanan berlangganan mata pelajaran Bahasa Inggris dimana tersedia 3 macam level. Jika ingin berlangganan untuk semua level, maka penagihan akan diberikan secara berulang, sehingga format invoice yang diberikan adalah recurring invoice.
Kemudian one time invoice adalah invoice yang diberikan kepada klien hanya dengan sekali penagihan atau non-recurring. Misalnya, sebuah bisnis bimbel menawarkan bimbel belajar untuk TOEFL. Paket layanan tersebut yaitu 10 sesi saja dan hanya tersedia satu jenis paket saja. Maka, penagihan diberikan hanya sekali saja, tidak berulang pada periode waktu tertentu. Sehingga jenis invoice yang paling tepat diberikan kepada klien bimbel TOEFL tersebut yaitu invoice dengan format one-time invoice.
Pedoman Membuat Invoice untuk Bimbel?
Berikut adalah step-by-step membuat invoice untuk bisnis bimbel Anda:
1. Judul Invoice
Hal pertama yang perlu Anda masukkan dalam invoice yaitu memberikan judul invoice Anda pada bagian header. Labeli invoice Anda dengan kata ‘invoice’ supaya klien dapat mengidentifikasinya dengan mudah.
2. Nama dan Alamat yang Dituju untuk Pembayaran
Masih pada header, Anda juga bisa menambahkan nama bimbel, logo bisnis, alamat, dan informasi kontak. Setelah itu, tambahkan juga informasi klien seperti nama dan kontak.
3. Tanggal
Sertakan tanggal layanan bimbel diberikan dan juga tanggal invoice diterbitkan untuk membangun lini masa dan juga melacak pembayaran.
4. Nomor Invoice
Kemudian juga masukkan nomor unik ID invoice untuk melacak transaksi Anda. ID invoice biasanya alfanumerik dan termasuk juga informasi spesifik seperti nama proyek dan sebagainya.
5. Daftar Layanan
Nah, ini merupakan bagian inti dari invoice bisnis bimbel Anda. Pada bagian ini bisa dibuat tabel yang memuat layanan yang diberikan oleh bimbel. Selain itu, ditampilkan juga waktu lamanya setiap item layanan beserta dengan detail dan deskripsi yang lebih spesifik mengenai daftar setiap item layanan.
Dengan begitu, detail dan rincian harga bisa jadi lebih transparan dan mendorong klien untuk melakukan pembayaran lebih cepat. Untuk setiap item layanan, berikan juga daftar harganya dan lama waktu layanan diberikan selama mengikuti bimbel.
Jika ada beberapa item dalam satu invoice, setiap detail item harus dipaparkan secara satu persatu sehingga kedua belah pihak, Anda dan klien Anda benar-benar sudah jelas dalam hal biaya tiap item dan juga total biaya yang harus dibayarkan.
6. Ketentuan Pembayaran
Ketentuan pembayaran memberikan rincian kapan dan bagaimana Anda menginginkan klien Anda membayar tagihan kepada Anda. Bagian ini berisi tanggal invoice diterbitkan, tanggal jatuh tempo pembayaran, metode pembayaran yang diterima bimbel Anda (credit card, Gopay, OVO, transfer bank, dll), penalti keterlambatan pembayaran, syarat pembayaran lainnya termasuk diskon jika pembayaran dilakukan di awal.
Bagaimana Tips dan Cara Membuat Invoice yang Efektif?
Berikut tips dan cara membuat invoice yang efektif untuk membantu Anda mengoptimalkan kegunaan invoice dan memastikan Anda dibayar dengan cepat dan tepat waktu:
- Invoice dibuat detail dan mudah dipahami
- Mengirimkan invoice sebelum tanggal jatuh tempo
- Berikan pilihan atau alternatif metode pembayaran
- Kirim notifikasi ke email & WhatsApp
- Buat tagihan terjadwal
Membuat Invoice Secara Otomatis dengan Kasdana
Kasdana adalah aplikasi berbasis cloud untuk automasi urusan penagihan dan pembayaran digital dengan pilihan berbagai metode pembayaran. Kasdana akan membantu bisnis bimbel Anda dalam urusan membuat dan mengirim invoice digital, melacak status pembayaran tagihan, pencatatan transaksi tagihan dan pembayaran, serta ada integrasi API untuk kebutuhan bisnis bimbel Anda.
Dengan Kasdana, Anda bisa membuat dan mengirimkan tagihan cukup dengan 30 detik saja. Klien akan menerima tagihan secara instan melalui email maupun WhatsApp. Selain itu Kasdana juga memudahkan klien dalam membayar tagihan secara tepat waktu.
Beberapa keuntungan lain dari penggunaan Kasdana yaitu menghemat tenaga dan biaya, bisa mengurus semua jenis tagihan, dapat melacak tagihan, dijamin pasti aman, memudahkan pembuatan laporan, dan dokumen menjadi terorganisir dengan baik.