Perusahaan-perusahaan multinasional harus mampu untuk mengirimkan produk lintas perbatasan internasional. Misalnya sebuah perusahaan Amerika perlu mengirimkan produk ke negara-negara di Eropa. Dalam kasus ini, Anda membutuhkan dokumen pengiriman yang spesifik untuk memastikan produk dapat lolos dari petugas bea cukai. Di sinilah commercial invoice punya peran penting.

Dalam perdagangan internasional, commercial invoice merupakan dokumen yang sangat penting. Dokumen ini digunakan untuk memperlihatkan barang yang dikirim dan biaya yang dikenakan. Selain itu, commercial invoice juga berfungsi sebagai bukti kepemilikan dan asal barang yang dikirim.

Sebagai dokumen yang penting dalam perdagangan internasional, commercial invoice sering digunakan oleh pihak-pihak terkait seperti eksportir, importir, bank, maupun pihak berwenang di negara asal dan tujuan. Dokumen ini memuat berbagai informasi penting seperti jenis barang, jumlah, harga, dan rincian biaya lainnya yang terkait dengan pengiriman barang. Dalam artikel ini, kita akan membahas lebih lanjut mengenai commercial invoice, termasuk fungsi, contoh, dan jenis-jenisnya.

Apa itu Commercial Invoice?

Commercial invoice adalah salah satu dokumen paling penting dalam perdagangan internasional dan pengiriman barang lintas perbatasan internasional. Biasanya diterbitkan oleh eksportir atau seller ke importir atau buyer. Dokumen ini merupakan persyaratan untuk proses ekspor dan impor. Di negara buyer, commercial invoice digunakan oleh petugas bea cukai mereka untuk menilai bea cukai dan pajak impor.

Sebelum melengkapi commercial invoice untuk tujuan ekspor yang baru, sebaiknya konsultasi dahulu ke narasumber terpercaya untuk segala persyaratan spesifik di negara tersebut. Beberapa negara mensyaratkan commercial invoice yang bentuknya spesifik, namun untuk kebanyakan negara, invoice versi seller atau eksportir dapat diterima selama informasi-informasi yang relevan termuat di dalamnya.

Dengan mengisi dokumen ini secara benar, Anda akan terbantu sehingga dapat menghindari penundaan dan penahanan lama saat mengirimkan barang. Dengan begitu, maka buyer Anda akan puas dengan layanan Anda karena mereka menerima barang mereka dengan cepat. Jadi bisa dikatakan juga bahwa commercial invoice adalah kontrak penjualan antara penjual dan pembeli. Setiap pengiriman internasional yang Anda lakukan, harus mempunyai commercial invoice.

Idealnya, commercial invoice di cetak dengan letterhead perusahaan. Namun, bisa juga Anda menggunakan Electronic Trade Documents (ETD) untuk mengunggah atau membuat commercial invoice Anda secara elektronik, sehingga Anda tidak perlu mencetaknya. Informasi pada invoice harus dalam Bahasa Inggris dan memuat detail perusahaan seperti alamat, detail kontak, dan nomer pajak. Pengirim juga perlu memasukkan detail tentang penerima. Detail lainnya yang penting untuk dimuat yaitu alasan ekspor, tanggal pengiriman, nomer pesanan, deskripsi barang, jumlah barang per item, biaya asuransi, negara asal, dan berat barang.

Apa Fungsi Commercial Invoice?

Commercial invoice sangat penting dalam pengiriman barang secara internasional. Misalnya sebuah perusahaan furnitur di Amerika ingin mengekspor produknya ke konsumen yang berada di Jerman. Untuk menghindari penundaan pengiriman dan kerugian finansial, commercial invoice harus memuat semua informasi penting mengenai furnitur yang akan dikirimkan tersebut.

Informasi tersebut termasuk detail mengenai tipe furnitur, materialnya, dimensi ukuran, berat, dan juga nilainya. Dengan menyediakan informasi tersebut, petugas bea cukai dapat secara akurat menghitung bea cukai impor dan pajak yang harus dibayarkan oleh konsumen yang berada di Jerman tersebut. Jika commercial invoice tidak lengkap dan tidak akurat, pengiriman mungkin akan tertahan di bea cukai, menyebabkan frustrasi dan berpotensi menyebabkan juga kerugian finansial baik untuk buyer maupun seller. Jadi, baik Anda adalah bisnis kecil maupun korporasi multinasional, sangatlah penting untuk memastikan bahwa invoice pengiriman internasional Anda akurat dan lengkap.

Commercial invoice Anda pada dasarnya adalah invoice bea cukai. Invoice tersebut berguna untuk menjaga semua pihak terlibat tetap berada di situasi dan hubungan yang baik. Otoritas bea cukai akan senang mengetahui bahwa Anda menjalankan bisnis Anda secara legal. Konsumen Anda juga akan puas karena mereka menerima barang mereka dengan cepat. Dan tentu saja Anda juga akan merasa senang karena Anda bisa melakukan pengiriman internasional yang mana merupakan peluang untuk membuka pasar-pasar baru. Lebih jauh, commercial invoice sangat penting dan berguna untuk alasan-alasan berikut:

• Commercial invoice membantu mencatat pengelolaan. Dokumen ini mencatat jejak transaksi bisnis Anda.
• Invoice Anda menyediakan bukti penjualan yang Anda bisa gunakan jika seorang konsumen membuat perkara terkait transaksi.
• Commercial invoice adalah dokumen legal yang bisa Anda gunakan untuk menjamin bahwa Anda akan menerima pembayaran dari klien Anda.
• Detail yang termuat di dalam commercial invoice memberikan informasi lengkap transaksi sehingga semua pihak memahami apa yang sedang mereka kirimkan atau terima. Hal tersebut meminimalisir terjadinya perkara transaksi.

Jenis-jenis Commercial Invoice

Memahami jenis-jenis commercial invoice juga merupakan hal penting dalam perdagangan internasional. Dengan memahami jenis-jenisnya, Anda bisa memastikan jenis invoice yang tepat untuk digunakan dalam sebuah transaksi tertentu. Selain itu, Anda juga dapat memastikan semua detail yang dibutuhkan termuat di dalamnya sehingga pengiriman barang bisa terlaksana dengan lancar dan sukses.

Ada beberapa jenis commercial invoice yang biasanya digunakan dalam perdagangan internasional, yaitu:

• Proforma invoice: jenis invoice ini diterbitkan oleh eksportir sebelum pengiriman barang. Invoice ini digunakan untuk menginformasikan buyer tentang barang yang akan dikirimkan, nilainya, dan detail lainnya seperti ketentuan pembayaran.
• Invoice konsuler: jenis invoice ini diharuskan oleh beberapa negara dan diterbitkan oleh kedutaan besar eksportir atau konsulat di negara yang mengimpor. Invoice ini memberikan detail tentang barang yang akan dikirimkan termasuk nilai dan kuantitasnya.
• Invoice bea cukai: jenis invoice ini diwajibkan oleh otoritas bea cukai di negara pengimpor. Invoice ini memberikan detail mengenai barang yang akan dikirimkan termasuk nilai, kuantitas, dan informasi relevan lainnya.
• Commercial invoice untuk ekspor: ini adalah jenis paling umum dari commercial invoice yang digunakan dalam kebanyakan transaksi internasional. Dokumen ini dikeluarkan oleh eksportir atau penjual untuk menjelaskan rincian nama dan alamat eksportir atau penjual, nama dan alamat importir atau pembeli, deskripsi barang, negara asal dan tujuan barang, nilai barang, mata uang, dan persyaratan pembayaran.
• Commercial invoice untuk impor: jenis invoice ini dikeluarkan oleh eksportir atau supplier yang menjelaskan rincian yang sama seperti pada commercial invoice untuk ekspor; ditambah dengan nomor dan tanggal invoice, kuantitas barang, dan tanda tangan eksportir atau supplier.

Contoh Commercial Invoice

Sebelum melihat contoh template commercial invoice, berikut adalah elemen-elemen dari commercial invoice:

• Nama depan, nama belakang, dan alamat pengirim
• Nama depan, nama belakang, dan alamat penerima barang
• Ketentuan transaksi, jumlah yang dibayarkan, informasi kurs (di negara pengirim dan negara penerima barang)
•  Alasan ekspor
• Detail deskripsi barang, termasuk materialnya
• Nama dan tujuan barang
• Informasi identifikasi jika barang mewajibkan Harmonized Tariff Codes
• Teritori atau negara asal untuk setiap barang terkait di mana barang tersebut diproduksi
• Jumlah barang atau unit, total nilai setiap unit (bisa juga harga pembelian)
• Berat total (net dan gross) untuk setiap paket dan total jumlah paket
• Tanda tangan pengirim dan tanggal

Sumber: https://eforms.com/invoice-template/commercial/

Jika Anda membutuhkan solusi invoice bisnis Anda, percayakan pada Kasdana. Software aplikasi Kasdana bisa menjawab segala kebutuhan urusan invoice bisnis Anda. Dengan fiturnya yang lengkap, Kasdana mampu mengoptimalkan aktivitas invoicing dan membuat pekerjaan Anda menjadi lebih mudah, efektif, dan efisien. Yuk, buruan daftar Kasdana sekarang juga.